不動産の管理会社を解約する際の手続きとは｜契約解除の基本と注意点不動産の管理会社を解約する際の手続きとは｜契約解除の基本と注意点

契約期間と更新条件の確認

まずは、現在の管理委託契約書に記載されている「契約期間」を確認する必要があります。多くの管理委託契約は期間が定められており、契約期間が残っている状態での解約には、残存期間に応じた管理手数料相当額などの、違約金が発生するリスクがあります。

解約を検討する際は、まず契約満了日と、それ以前に解約する場合の違約金条項を必ず確認することが重要です。また、契約期間満了後の取り扱いについても、契約書でどのように定められているか確認しておきましょう。

解約通知の提出期限と方法

管理会社との契約解除には、一般的に3か月前までの書面による通知が必要とされます。通知方法（書面・郵送・内容証明郵便など）や、通知後に発生する手続きについても事前に確認しておくことで、トラブルの回避につながります。契約書に記載がない場合も、口頭で済ませず書面でのやり取りを基本とするのが望ましいです。

預り金・契約書類・鍵の返却対応

解約時には、管理会社が保有している以下の資産や情報の返却も必要になります。

• 入居者様の契約書類一式
• 鍵（合鍵含む）
• 敷金・礼金などの預り金に関する明細や口座情報

これらは新しい管理会社やオーナー様が今後の管理を円滑に進めるために不可欠な情報です。引継ぎのタイミングで不備が生じないよう、早めに必要書類の一覧を整理しておくと安心です。

入居者様への告知と連絡体制

契約の変更に伴い、入居者様への告知も忘れてはなりません。解約後は新しい管理会社から案内を行う場合が多いですが、移行期の連絡不足がトラブルにつながる可能性もあります。必要に応じて、旧管理会社との連携のもとで入居者様への通知文を作成することも検討すべきです。

解約までのおおまかなスケジュール

解約手続きは、以下のような流れで進むことが一般的です。

契約内容の確認

現在契約している管理会社との契約書を見直し、解約通知に必要な予告期間や解約条項を確認します。多くの契約では「〇か月前までの書面通知」が義務付けられており、確認不足がトラブルの原因になることもあります。

解約通知の送付（約3か月前）

契約書に定められた方法で、管理会社へ正式な解約通知を提出します。通知書には、契約終了日や管理業務の終了タイミングを明記することが望ましいです。

引継ぎ準備（解約通知後〜終了日まで）

解約日までに、必要な書類や鍵の返却準備などを進めます。特に、入居者対応や未収金管理などの現状整理は重要です。

契約終了（解約日）

契約終了日をもって、管理会社との業務が終了します。最終的な清算書や引継ぎ書類の確認を忘れずに行います。

事前に確認しておくべき書類や条件

契約書に記載された解約条件

予告期間、通知方法、違約金の有無など、契約ごとに条件が異なります。形式上の不備や記載漏れがあると、無効とされる可能性があるため、細部まで確認が必要です。

入居者対応の円滑な引継ぎ

入居者様への対応（問い合わせ、修繕依頼、家賃に関する連絡など）は、管理会社変更後も継続して発生します。旧管理会社から新管理会社への引継ぎが不十分だと、入居者様からのクレームや混乱を招く可能性があります。誰が、いつ、どのような情報を提供するかを事前に明確にしておくことが重要です。

解約後の対応業務を整理しておく

契約解除の完了後には、以下のような実務が発生します。

• 入居者様への通知や問い合わせ対応
• 管理資料（契約書・修繕記録・家賃送金明細など）の引継ぎ
• トラブルが発生していた場合の経緯共有

これらを漏れなく整理することで、新しい管理体制の立ち上げを円滑に進められます。特に、管理会社間の引継ぎがスムーズに行われないと、入居者様の不安やオーナー様自身の手間が増える原因になります。

新管理会社との連携で注意したいこと

新しい管理会社への業務委託が始まるタイミングでは、旧管理会社との情報のすり合わせが重要です。以下のポイントを確認しておくと安心です。

• 委託開始日と旧契約終了日のズレがないか
• 各種対応の役割分担（鍵管理、家賃入金、修繕など）
• 入居者様からのクレームがあった場合の情報提供体制

また、新しい管理会社がスムーズに運用を開始できるよう、契約前にオーナー様自身が物件の状況を共有しておくことも効果的です。建物の状態や過去の修繕履歴、対応の傾向などを事前に説明しておくことで、引継ぎ後のトラブルを予防できます。